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你好，根据你的提问，我理解应该是招标人需要采用单一来源采购方式，采购你方的货物或服务。根据单一来源采购方式的规定，需要招标人进行单一来源方式的公示和申请。所以招标人要求你们提供用于公示和申请的说明文件。
根据《中华人民共和国政府采购法》对单一来源的规定，符合下列条件之一的，可以申请采取单一来源采购方式：
1、只能从唯一供应商处采购的
2、发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；
3、必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
属于第3种情况的，经同级政府采购监管部门批准后，采购人可从单一供应商处直接续签合同购买。
所以你们需要提供的是第一种情况：只能从唯一供应商处采购的理由。
标准模板和样例有很多，但是必须根据你所在省财政厅的政府采购监管部门规定的流程和格式填报，所以建议在你所属省政府采购网上下载规定标准格式。
2. 什么是单一来源采购
采购法作如下规定：第三十一条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（另有一说是招标时没有供应商或再次公开招标失败（只一家供应商投标），可改方式的）广东省对单一来源采购有细化程序：采购人应当在政府采购监督管理部门批准前将采购信息和拟定唯一供应商（或单一品牌产品）名称在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息公告媒体上公示并接受供应商登记，公示的时间不得少于五个工作日，但属于《中华人民共和国政府采购法》第三十一条第（二）项、第（三）项和招标失败后采用单一来源采购方式的情形除外。单一来源采购对象是指：向唯一供应商采购或采购单一品牌的产品。
二、提出采购理由和依据采购人根据公告登记结果，提出采用单一来源采购方式的理由和依据，书面报同级政府采购监督管理部门批准。政府采购监督管理部门审核通过后下达书面批复意见。
三、签订委托协议采购人委托采购代理机构代理政府采购事宜，签订委托代理协议，约定双方的权利、义务等。委托代理协议应明确：采购项目、采购数量、采购金额、采购时限、采购方式和协议履约地等内容。
四、编制单一来源采购文件1.采购代理机构根据采购人提供的采购需求书依法编制采购文件。采购代理机构在收到符合要求的采购需求书之日起五个工作日内，将其编制的采购文件提交采购人确认。
属于地级以上市的重点项目或者采购金额较大的项目，其采购文件的编制、提交确认时间可以再延长十个工作日。2.采购文件主要内容应当包括：投标邀请函、采购项目内容、供应商须知、合同书范本、响应文件格式共五部分。
3.采购文件及政府采购合同应当列示节能环保、自主创新、扶持中小企业等政府采购公共政策内容。4.采购代理机构在采购文件编制完成后提交采购人审核，采购人在收到谈判文件之日起三个工作日内提出审核、确认意见。
五、发出谈判邀请书采购人或采购代理机构发出谈判邀请书，提供采购文件。六、组织谈判（一）组建谈判小组1.采购人或采购代理机构应依法组建谈判小组。
谈判小组由采购人和相关领域的专家组成，成员人数一般为二人或以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组原则上在谈判前一个工作日内组建，谈判小组的专家成员一般从各级政府采购监督管理部门设立的政府采购专家库中随机抽取确定。
采购人或采购代理机构应当派代表到现场监督抽取专家过程。专家成员名单在成交结果确定前应当保密。
3.涉及评审专家的产生和管理等事项，均归由委托代理协议履约地的政府采购监督管理部门负责，包括对特殊采购项目直接确定专家成员的审批等事宜。4.采购人代表由采购人书面指派一名人员担任，采购人的监察代表或相关部门代表随同列席。
（二）谈判评审1.采购小组按照采购文件要求，遵循物有所值和价格合理的原则，与供应商谈判。2.在供应商提供的货物（工程或服务）质量、数量和服务均能满足采购需求、最终报价不高于政府采购预算的，采购小组确认采购成交，出具成交报告。
3.供应商提供的货物（工程或服务）质量、数量和服务不能满足采购要求、最终报价高于政府采购预算，经谈判不能达成一致，采购人需要调整政府采购项目预算额或采购项目配置标准的，报采购人财政部门审批同意后采购人继续谈判；采购人不能调整政府采购项目预算额或采购项目配置标准的，作谈判失败处理。4.对出现供应商的价格出现明显低于或高于同业同期市场平均价的情形时，采购小组应当在评审意见中详细说明推荐理由。
五、发布成交公告、发出成交通知书确定成交人后，采购人或者其委托的采购代理机构必须在一个工作日内向成交人发出成交通知书。