育才学习网1.写一份档案借阅制度
档案管理人员岗位责任制（一）档案员必须热爱档案工作，具有较高的政治觉悟。
并具备高中以上文化程度和一定业务能力。（二）认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。
（三）档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。（四）集中统一管理本单位全部档案，做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作，为档案的利用打下良好基础。
（五）加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。（六）严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。
（七）执行档案的利用借阅制度，积极开发档案信息资源，为本单位两个文明建设服务。（八）工作调动时，应及时做好档案及档案工作的交接手续。
文件材料归档制度（一）归档范围：1、凡本单位在各种工作活动中形成的，具有查考利用价 值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。2、属归档范围的文件材料，任何个人不得据为己有。
3、反映本单位历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料，也应归档。（二）归档时间：1、文书档案：应于工作结束后及时移交档案管理人员。
由档案员于次年上半年统一立卷归档。2、会计档案：年度会计档案应由本村财会人员按规定及时整理，并于次年向档案室移交。
3、科技档案：基建档案应以工程项目为单位，竣工验收后立即归档；设备档案应于购买开箱后及时归档。4、声像档案：可采用随时归档的方法，不定期向档案管理人员移交归档。
5、专门档案：按专门档案管理有关规定的时间进行归档。（三）归档要求1、归档的文件材料必须完整、准确、齐全。
2、每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。本级重要文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷，永久保存；其他文件则分级立卷，长期或短期保存。
3、归档文件材料要求纸张完好，字迹清楚，不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。4、文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档，并编写案卷目录及全引目录；会计档案由财会人员整理完毕后填写案卷目录一式二份，其中一份与会计档案一并向档案室移交，并办理移交手续。
档案保管制度（一）本单位形成的各种门类、载体的档案，由档案室集中统一管理。（二）档案管理人员对所保管的档案要登记造册，分门别类存放，并定期清点，防止丢失。
（三）加强档案库房、箱柜的管理，按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染、防尘等“八防”要求，确保档案的完整安全。（四）档案管理人员必须严格遵守国家保密法规，防止档案失落、泄密事故的发生。
（五）做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。
保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统计。（六）对超过保管期限的档案，须按规定程序进行鉴定、销毁。
严禁擅自销毁。（七）档案室由档案员专人保管。
档案员请假外出时，须由领导指定代管人员。档案员工作调动时，须办理移交手续。
档案利用、借阅制度（一）档案管理人员要编制档案的检索工具，为档案的开发利用创造条件。（二）档案管理人员要积极主动提供档案信息，为两个文明建设服务。
（三）本单位档案原则上只供本单位查阅利用，外单位因工作需要查阅利用，须经有关领导同意。（四）借阅档案必须说明查阅目的，并按规定先填写“档案借阅登记簿”的有关栏目。
（五）查阅档案时，要爱护档案。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改，确保档案的原貌与安全。
（六）查阅时，一般只搞有关档案内容，若需复印，须经档案管理人员同意，并不得超出查阅范围。（七）档案一般不外借，若特殊情况需外借，须经分管领导批准，并保证定期、完整归还。
档案鉴定制度（一）根据中共中央办公厅、**办公厅印发的《机关档案工作条例》的精神，认真地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精炼又完整，更好地发挥档案的作用。（二）根据《档案保管期限表》的规定，作为鉴定档案保存价值的标准。
结合本单位档案的实际情况，对到期的档案进行鉴定，确定存毁。（三）鉴定工作在鉴定小级领导下定期进行，以保证档案鉴定工作的质量。
（四）采取直接鉴定法对档案进行逐份鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，分别填写档案留存和销毁消册，注明鉴定日期，由鉴定人员签名。
（五）凡要销毁的档案，都必须经鉴定小组审查提出意见，连同销毁清册一并报批。方能销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（六）要销毁的档案，应另行妥善保管，采取“缓期执行、以观后效”的办法。
观察一个时期，经实践证明确无保存价值后再销毁。销毁时要严格执行保密规定，指定二人负责监销。
监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。档案保密制度（一）档案室应由专人管理，其他人未征得管理人员同。
2.文件借阅告知书怎么写有什么要点
一、借阅档案必须在“档案借阅登记薄”登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。
二、案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
三、借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
四、借阅档案的人员必须爱护档案，保护档案的安全与保密。
1、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。
2、如有需要必须摘抄、翻印、复印以备使用时，一般性文件、材料、图表等必须由办公室主任签字批准后，将批准交予档案管理员备案方可实施。
3、秘密级以上文件、材料、图表等必须经总经理签字批准后方能借阅、复印、摘抄、翻印。
4、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。 5、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有档案室主管审批。
6、因工作需要需借某证件的复印件时，档案员必须在证件上签出“此件仅供于***事办理使用”字样。
7、财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日，超过此期限必须由财务主管与档
3.竣工资料
每个地方的资料要求是不同的，规范和标准里只规定了质量评定和检验和资料格式和内容，但竣工资料不止这些，只能去当地的档案室查询。可以让他们给出一份资料清单。工程竣工资料是要归到当地档案室的，只能按他们的要求去做。
大致上有如下内容：
1、综合资料：包括合同、补充协议、施工组织设计、工程业务联系单、工程平面竣工尺寸、测量放线资料、施工许可证、开工报告、竣工报告、工程交工验收质量证明书（由质检站写）等
2、质量评定资料
3、检验试验资料
4、竣工图。
具体内容必须得查询档案馆，不然有你哭的（很可能大面积返工重做）
4.档案馆能否“借阅”档案
陈少敏先说一个案例：有个企业因要扩大经营规模，到省里立项，而扩大经营规模需要该企业成立的原始文件，由于该企业没有保管其成立的原始文件，来我馆查找，从目录上查到了这份文件，可当提到这个案卷后，却意外的发现没有这个企业成立的原始文件，当时工作人员百思不得其解，反复查找无果时，最后在案卷的备考表上发现这份文件在接收进馆前已被某某借阅拿走了，落款日期在进馆之前，上面签着当时利用者的名字。再说一个案例：那还是笔者在县档案馆工作时发生的事。县里的一个常委要写组织工作报告，派人来档案馆借阅《人民日报》合订本，当时让秘书打了个借条并反复强调用完即还，可任凭档案馆的工作人员反复催要多回，这个合订本还是没有追回来，给资料保管造成了一定损失。虽说这两个案例一个是在档案室借阅档案而丢失档案，一个是在档案馆借阅资料而丢失资料。但是，在档案馆借阅档案同样存在丢失档案的风险，而且可能有的档案馆借阅档案已经发生过丢失档案的情况。那么怎样防止这种事情的发生呢？显然，不借阅档案就可以避免。
档案馆能不借阅档案吗？带着这个问题，笔者翻阅了《档案法》和《档案法实施办法》，意外的是这里面竟没有找到一个“借”字。那么档案法规是如何规定档案利用呢？《档案法实施办法》第二十二条规定：“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”“对档案的阅览”有没有对档案的借阅意思呢？在《档案法实施办法释解》中这样解释：阅览，“指利用者到档案馆（室）内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。”[1]这里解释的很清楚，没有一点“借”的意思。纵观《档案法》和《档案法实施办法》，其对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，当然它的立法思想并不是为了限制对档案的利用，相反，它在利用档案的制度设计上，既为避免档案丢失而禁止借出档案，又为满足利用者的需求而提供了多种途径。这一立法思想在《档案法实施办法》第二十一条得到体现。《档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”利用档案用缩微品代替原件，说明连档案原件都不让阅览，就更不用说“借”了。“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”的规定，显然是为了满足利用者需要借出档案原件做证明证据的需求而设定的。虽说《档案法》和《档案法实施办法》对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，但是，它们并没有明确的条文规定档案馆不准借阅档案，这是不是说档案馆可以以档案法规没有明确规定不准借阅档案，就可以借阅档案呢？笔者认为，档案馆不可以借阅档案。对于个人来说，“法无禁止即可为”，而对行政机关来说，则是“法无许可不可为”。虽说档案馆不是行政机关，但是，档案馆保存是对国家和社会有保存价值的档案，是带有公共事业管理职能的单位。因此，档案馆应该遵守“法无许可不可为”的原则，所以，档案馆是不可以借阅档案的。
《档案法》和《档案法实施办法》颁布实施都20年了。但是，档案馆不可以借阅档案的观念和意识并没有贯彻落实到档案馆的工作中，可以说从档案馆的一整套档案利用制度到档案教科书都没有相应的改变。基本上不论到那个档案馆，赫然上墙的都有“档案借阅制度”，桌上摆着档案借阅登记簿。在借阅制度内容中都有这样的条文：本馆保存的档案资料一般不外借，如有特殊需要，须经主管领导批准，填写借阅登记簿并限期归还。虽说是一般不外借，但经批准还是可以外借。随便翻开一本不管是新出版的还是老的档案管理学方面的教科书，都能找到有关档案外借的内容。如陈兆祦等主编的2005年版的《档案管理学基础》就有“外借”一节专门讲档案的外借，虽然要求：“档案的外借使用，要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。”[2]但是，还是允许借出档案。从中我们可以看到增强档案法制意识、贯彻执行档案法，就是在档案部门也同样是任重道远。
参 考 文 献
[1]郭树银主编.中华人民共和国档案法实施办法释解[M].北京：中国法制出版社，2000,93.
[2]陈兆祦、和宝荣、王英玮主编.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005,299.（作者单位：濮阳市档案局）
5.档案借阅函怎么开
档案借阅函需向所在单位申请开具，由部门负责人批准后方可生效。借阅函格式如下：
关于借阅***档案的函
****机构
因****原因，需借阅****的档案 ****时间，并于****时候归还，望支持为盼
*****单位
**年**月**日
档案借阅：人事档案一般不外借，如考录公务员政审（外省）等特殊原因需借出的，须经部门负责人批准后方可借用，由政审单位出具借档申请函，本人携带身份证原件办理借档手续。档案借用后应及时归还，借出时间外省不超过三个月。阅档人对档案要妥善保管，不得转借他人或向他人透露档案内容。
6.档案管理员如何整理资料
档案管理制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。六、资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案的借阅1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4. 档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、档案的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
7.档案馆能否“借阅”档案
陈少敏先说一个案例：有个企业因要扩大经营规模，到省里立项，而扩大经营规模需要该企业成立的原始文件，由于该企业没有保管其成立的原始文件，来我馆查找，从目录上查到了这份文件，可当提到这个案卷后，却意外的发现没有这个企业成立的原始文件，当时工作人员百思不得其解，反复查找无果时，最后在案卷的备考表上发现这份文件在接收进馆前已被某某借阅拿走了，落款日期在进馆之前，上面签着当时利用者的名字。
再说一个案例：那还是笔者在县档案馆工作时发生的事。县里的一个常委要写组织工作报告，派人来档案馆借阅《人民日报》合订本，当时让秘书打了个借条并反复强调用完即还，可任凭档案馆的工作人员反复催要多回，这个合订本还是没有追回来，给资料保管造成了一定损失。
虽说这两个案例一个是在档案室借阅档案而丢失档案，一个是在档案馆借阅资料而丢失资料。但是，在档案馆借阅档案同样存在丢失档案的风险，而且可能有的档案馆借阅档案已经发生过丢失档案的情况。
那么怎样防止这种事情的发生呢？显然，不借阅档案就可以避免。 档案馆能不借阅档案吗？带着这个问题，笔者翻阅了《档案法》和《档案法实施办法》，意外的是这里面竟没有找到一个“借”字。
那么档案法规是如何规定档案利用呢？《档案法实施办法》第二十二条规定：“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”“对档案的阅览”有没有对档案的借阅意思呢？在《档案法实施办法释解》中这样解释：阅览，“指利用者到档案馆（室）内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。”
[1]这里解释的很清楚，没有一点“借”的意思。纵观《档案法》和《档案法实施办法》，其对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，当然它的立法思想并不是为了限制对档案的利用，相反，它在利用档案的制度设计上，既为避免档案丢失而禁止借出档案，又为满足利用者的需求而提供了多种途径。
这一立法思想在《档案法实施办法》第二十一条得到体现。《档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。
档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”利用档案用缩微品代替原件，说明连档案原件都不让阅览，就更不用说“借”了。
“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”的规定，显然是为了满足利用者需要借出档案原件做证明证据的需求而设定的。虽说《档案法》和《档案法实施办法》对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，但是，它们并没有明确的条文规定档案馆不准借阅档案，这是不是说档案馆可以以档案法规没有明确规定不准借阅档案，就可以借阅档案呢？笔者认为，档案馆不可以借阅档案。
对于个人来说，“法无禁止即可为”，而对行政机关来说，则是“法无许可不可为”。虽说档案馆不是行政机关，但是，档案馆保存是对国家和社会有保存价值的档案，是带有公共事业管理职能的单位。
因此，档案馆应该遵守“法无许可不可为”的原则，所以，档案馆是不可以借阅档案的。 《档案法》和《档案法实施办法》颁布实施都20年了。
但是，档案馆不可以借阅档案的观念和意识并没有贯彻落实到档案馆的工作中，可以说从档案馆的一整套档案利用制度到档案教科书都没有相应的改变。基本上不论到那个档案馆，赫然上墙的都有“档案借阅制度”，桌上摆着档案借阅登记簿。
在借阅制度内容中都有这样的条文：本馆保存的档案资料一般不外借，如有特殊需要，须经主管领导批准，填写借阅登记簿并限期归还。虽说是一般不外借，但经批准还是可以外借。
随便翻开一本不管是新出版的还是老的档案管理学方面的教科书，都能找到有关档案外借的内容。如陈兆祦等主编的2005年版的《档案管理学基础》就有“外借”一节专门讲档案的外借，虽然要求：“档案的外借使用，要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。”
[2]但是，还是允许借出档案。从中我们可以看到增强档案法制意识、贯彻执行档案法，就是在档案部门也同样是任重道远。
参 考 文 献 [1]郭树银主编.中华人民共和国档案法实施办法释解[M].北京：中国法制出版社，2000,93. [2]陈兆祦、和宝荣、王英玮主编.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005,299.（作者单位：濮阳市档案局）。
8.档案文件借阅管理制度范例如何
具体如下：1. 对于借阅档案者，必须先履行登记手续，对于保密级档案文件必须经企业主管领 导批准方能借阅。
2. 案卷不能借出，只能在档案室查阅，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限为两个星期，到期必须予以归还，如需再借，则应办理相应的续借手续。
3. 借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密不 得泄露，不得对档案擅自勾画、涂改、拆散、剪裁、摘抄、复印、翻印、摄影、转借或 损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。4. 在归还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
5•对于外单位借阅的档案，应持有单位介绍信，并应得到总经理批准后方能借阅， 但不能带离档案室。6•经总经理同意后，夕卜单位才可以摘抄卷内档案，对摘抄的材料要进行审核方可带出。
9.针对借阅档案室资料不能如期归还的措施
档案室资料借阅： 因公司需要借阅档案的，应填写：《公司档案借阅（移交）台帐，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经总监级及以上领导核准后，方可带出，用毕即归还 （原则上借阅时间不得超过15天） 。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。有下列行为之一，根据情节轻重，给予20~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2擅自向外界提供、抄摘企业档案3涂改、伪造档案4未及时上报归档或管理不善的档案管理者5 借阅后不及时归还， 按拖欠天数扣罚工资，每天扣10元.。
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